機敏文件管理及審核

建構完善的機敏文件管控機制，降低資料外洩風險並助力合規

為保障商業機密等機敏資料，企業應規劃完善的文件管理機制，避免不可預測的資安風險。

根據統計，資料外洩事件的平均損失高達數百萬美元，使得處在數位轉型浪潮中的企業，面臨著洩露風險不斷增加的挑戰，因此，無論是應對內部員工的疏失或是外部攻擊，皆應佈建適當的管理及審核機制。
台灣的資安相關法規以及國際標準規範，也明確要求企業必須嚴格保護及管理營業秘密、財務報告、客戶資料等機敏文件，防範外洩風險並達成合規目標，同時兼顧企業的營運效率，在市場中保持競爭優勢。

為何企業必須重視機敏文件管理？盤點常見 4 大風險及損失

千萬不可對營業秘密、技術文件等核心資料疏於保護，一旦外洩便會影響企業的營運與市場競爭力，更可能永久損害公司的商譽與客戶信任度。實際上機敏文件管理不僅是資安部門的課題，企業應透過妥善的機敏文件管理，預防潛在風險。

營業損失 箭頭圖標

如客戶因此取消訂單，就會對整體業務營運造成負面影響。

法律罰款 箭頭圖標

違反個資法、資安法等法規，增加經營風險與法律成本。

影響商譽 箭頭圖標

失去客戶及合作夥伴信任度，影響品牌形象與市場定位。

失去市場 箭頭圖標

恐使競爭對手掌握關鍵機密資訊，因此失去市場領先地位。

風險激增！為什麼機敏文件跟一般文件無法一起管理

許多企業在文件管理上採取一視同仁的做法，然而涉及個資或商業機密的機敏文件與一般文件所承載的風險大不相同，一旦洩露將會造成重大損害，建議根據風險等級區分機敏文件與一般文件，避免混合管理，才能有效保護機敏資料，降低資料外洩風險。

機敏文件管理

機敏文件管理 Icon
適用於高風險資料，實施更高層級的管控。
風險等級 高風險
區分種類 個資、機密
管理目的 防止洩露
存取權限 限縮授權
管理難度 多層保護
儲存方式 加密或管制
合規需求 須符合
稽核追蹤 進階審核

VS.

一般文件管理

一般文件管理 Icon
適用於日常文件，管理方式靈活且簡單。
風險等級 低風險
區分種類 日常營運資料
管理目的 提升效率
存取權限 可多人存取
管理難度 基礎措施
儲存方式 常規存放
合規需求 較少
稽核追蹤 基本審核
公司一堆個資跟營業機密，
如何保護機敏文件，避免資料外洩事件？

導入DLP，利用先進技術掌控洩漏風險　 箭頭圖標

5 個步驟教您 step by step 完善機敏文件管理及審核

盤點文件
確保全數納入管理
保護機敏資料的第一步，避免遺漏。
風險分級
實施分級保護的依據
就資料機敏程度進行分級，以制定對應策略。
流程規範
制定有跡可循的流程
訂立操作步驟、存取或備份等流程規範。
管控機制
依風險等級實施控管
實施對應存取控制，避免未經授權行為。
持續監控
及時反應異常使用行為
透過使用行為軌跡紀錄持續監控存取與操作。

！破解機敏文件管理！
為您解答

面對持續猖狂的駭客攻擊與惡意軟體，企業除了定期檢查與更新系統，執行弱點掃描、滲透測試外，更需要多層次的防護。
建議導入 DLP、 WAF以及 EDR等解決方案，實時監控外部威脅，有效保護機敏文件，避免資料外流。
內部風險來自員工濫用或作業疏失，企業應採取嚴格存取控制，導入 MFA 多因子驗證，並透過行為監控及時偵測異常操作。
也須定期進行 資安教育訓練，宣達機敏文件的重要性及可能面臨的責任，有效提升全體員工資安意識。
許多 資安法規及規範 會要求企業保留機密文件的存取與審核紀錄，建議相關紀錄至少保存三至五年。
搭配文件管理解決方案，則有利企業隨時掌握資料使用情況，應對資安稽核，進一步分析異常行為模式，更可達成合規目標。
做好機敏文件管理雖然是防止資料外洩的重要一環，但並非絕對保證，在治理面、技術面、管理層面上，皆須面面俱到。
企業應時刻保持 「也許已經被駭」的受害者警戒心態， 提升整體防護能力，儘可能將資料洩露風險降到最低。
上雲 是現今企業資訊系統的趨勢，而當機敏文件存放在雲端時，應確認雲端服務提供商具備高規格的資安防護機制。
最好是符合 ISO 27001 等國際認證的廠商，才能有效保障資料安全，使機敏文件不會被未授權的第三方存取。
各大企業所擁有的機敏文件類別或數量不盡相同，為了不浪費企業資源及量能，建議攜手資安專業廠商。
專業資安顧問可協助 盤點及評估 為起手量身訂製一套最全面、最適合企業的解決方案，保障資料安全的同時也能夠達到合規目的。
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